I gang med forbedringstiltak etter revisjonsrapport

To hovedområder

Glommen Mjøsen Skog bruker Det Norske Veritas (DNV) til å kontrollere at selskapet følger Norsk PEFC Skogstandard og ISO-standarder for kvalitet og miljø.

I revisjonen for 2023 fant revisor 0 vesentlige avvik (kategori 1-avvik), 19 mindre avvik (kategori 2-avvik) og 19 observasjoner.

Revisor har denne gangen spesielt kontrollert Glommen Mjøsen Skog på to områder:

• Avviksregistrering – analyse, rotårsak og trender.
  Hovedkonklusjonen er at systemet er godt kjent blant alle ansatte, men at det fortsatt blir rapportert for få hendelser. Antallet registrerte hendelser er økende, men systemet må oftere på agendaen i møter, med oversikt over utviklingen. Analyse, oppfølging, overholdelse av frister og dokumentasjon må forbedres.
• Samsvarsvurdering mot ISO-standardene og etterlevelse av PEFC Skogstandard:
  Revisor og ledelse i Glommen Mjøsen Skog har samme forståelse og praktisering av PEFC-krav, og det er gjennomført PEFC-kursing av ansatte, innleide i skogkultur og entreprenører. Kursing gjennom skogskolen, høy aktivitet innen skogkultur og utført kontroll ved en nøkkelbiotop blir trukket fram som positive punkter. Revisjonen har denne gangen vært særlig rettet mot hogster som grenser mot myr, vann og bekk. Her er det registrert avvik blant annet fordi hogstene er for tett mot bekk/vann/myr, samt ved grøfting. Det er også andre avvik innen skogkultur og hogst, blant annet med sporskader og rovfuglreir gjensatt som «øy». Det største enkeltpunktet går på manglende dokumentasjon.

Vekt på dokumentasjon

Årets revisjon har favnet bredere enn de senere årene ved at DNV nå i sterkere grad har fokusert på kravene i ISO-standardene med vekt på dokumentasjon og systematikk i interne prosesser. I tillegg er selvsagt Norsk PEFC Skogstandard vektlagt slik som før.

Disse forholdene gjør at det er vanskelig å sammenlikne årets resultat med foregående års resultater.

De siste årene har revisjonene tatt for seg følgende hovedområder: Implementering av kvalitetssystem, sporløs kjøring, bruk av entreprenørportal, etterlevelse av PEFC Skogstandard, samt kompetanse og kompetanseutvikling. Selskapet har oppnådd fra 3 til 5 poeng på grad av styring innen disse områdene, der 5 er det beste på skalaen. På årets to fokusområder oppnådde selskapet 2 poeng på begge.

Administrerende direktør Gudmund Nordtun tar resultatet i årets revisjon på største alvor. Han sier at for mange hendelser ikke er i tråd med egne rutiner og krav i PEFC-standarden.

– Ingen av hendelsene er i kategorien vesentlige avvik, men det er helt klart for mange avvik, sier han.

Glommen Mjøsen Skog vil nå jobbe målrettet for å forbedre de interne prosessene med systematisk dokumentasjon. Muntlighet og praktiske ordninger har preget en for stor del av arbeidsflyten.

Utviklingsprosjekt påbegynt før revisjon

Revisjonens forsterkede oppmerksomhet mot systematikken i kvalitetsarbeidet sammenfaller med et påbegynt forbedringsarbeid i bedriften.

Sist vinter satte virksomheten i gang et omfattende utviklingsprosjekt, kalt Løft 26, som skal gå fram til 2026. Revisor påpeker i revisjonsrapporten at dette pågående arbeidet tar tak i mange av utfordringene som er registrert under revisjonen.

Gudmund Nordtun sier at utviklingsarbeidet vil fortsette med full styrke framover.

– Målsetningene i Løft 26 stemmer godt med det som revisjonsrapporten trekker fram. Prosesser for internkontroll og dokumentasjon er områder vi skal løfte oss mange hakk på, sier Nordtun, og legger til:

– Scoren i rapporten viser til fulle at skogbrukets sertifiseringssystem er basert på uavhengige revisjoner.

Tiltak i alle avdelinger

Etter at rapporten ble mottatt har den vært gjenstand for systematisk behandling i både ledergruppen og styret, med oppfølging og forbedringstiltak i alle avdelinger.

Det er i denne fasen relevant å nevne følgende tiltak:

• forbedret systematikk rundt hendelsessystemet
• økt antall internkontroller
• retningslinjer for konsekvenser ved feil
• kurs og kompetansehevende tiltak

Gudmund Nordtun oppsummerer slik:

– Vi vil nå arbeide hardt og målrettet slik at vi i ettertid kan være stolte av måten vi tok tak i rapporten og arbeidsrutinene våre på.